ზოგადსაგანმანათლებლო დაწესებულება, საკუთარი ფუნქციების შესასრულებლად ამუშავებს მოსწავლეების, მოსწავლეების მშობლის/კანონიერი წარმომადგენლის, მასწავლებლებისა და სხვა თანამშრომლების პერსონალურ მონაცემებს დიდი ოდენობით.

საკუთარი უფლებამოსილებების განხორციელების პროცესში სკოლას სჭირდება როგორც ჩვეულებრივი, ასევე - განსაკუთრებული კატეგორიის მონაცემთა დამუშავება. მოსწავლეთა მონაცემების დამუშავება იწყება მათი სკოლაში რეგისტრაციის შედეგად და გრძელდება მთელი სასწავლო პროცესის მანძილზე.

მოსწავლის შესახებ დამუშავებული მონაცემები მოიცავს ინფორმაციას მოსწავლის, ასევე მათი მშობლების/კანონიერი წარმომადგენლების შესახებ პირადი მონაცემების, მოსწავლის სკოლაში სწავლის განმავლობაში მისი შეფასებისა და აქტიურობის შესახებ. ასევე, ურთიერთობის ხასიათიდან და ხანგრძლივობიდან გამომდინარე, სკოლის ხელში თავს იყრის მოსწავლეთა დიდი მოცულობისა და სენსიტიური მონაცემები.

აღსანიშნავია, რომ მოსწავლეებისა და სკოლის პერსონალის შესახებ არსებული პირადი მონაცემები და საქმეები მას შემდეგაც ინახება ზოგადსაგანმანათლებლო დაწესებულებაში, როცა მოსწავლე სკოლას ამთავრებს ან თანამშრომელი ტოვებს აღნიშნულ პოზიციას. აღნიშნული ვადები კი კანონით არის განსაზღვრული. 

სკოლა ინახავს მხოლოდ იმ მონაცემებს, რომელიც აუცილებელია მონაცემთა დამუშავების კონკრეტული, კანონიერი მიზნის მისაღწევად და მონაცემთა შენახვის ვადებისა და წესის განსაზღვრისას სკოლა ითვალისწინებს პერსონალურ მონაცემთა დამუშავების პრინციპებს.

სკოლაში მონაცემთა მატერიალური ფორმით შენახვისათვის დადგენილია შემდეგი ვადები:

ა) მოსწავლის პირადი საქმეები ინახება 75 წლის ვადით;
ბ) თანამშრომელთა პირადი საქმეები ინახება 75 წლის ვადით;
გ) თანამშრომელთა სამუშაო დროის აღრიცხვის ფორმები ინახება ---- წლის ვადით;
დ) კოლეგიური ორგანოების სხდომის ოქმები ინახება ---- წლის ვადით;

მატერიალური ფორმით არსებული დოკუმენტაცია (მიმდინარე დოკუმენტები, აქტიური პირადი საქმეები) ინახება საქმის მწარმოებელთან. დოკუმენტებზე და/ან მათში დაცულ ინფორმაციაზე წვდომა შესაძლებელია მხოლოდ საქმისმწარმოებლისგან აღნიშნული დოკუმენტაციის მიღების და შესაბამისი აღრიცხვის გზით. 

მატერიალური ფორმით არსებული დოკუმენტაცია (პირადი საქმეები, კოლეგიური ორგანოების სხდომის ოქმები), რომელიც არ არის აქტიურ მოხმარებაში არქივდება და ინახება სპეციალურად გამოყოფილ ოთახში. ოთახი იკეტება გასაღებით, რომელიც ინახება ------------------------.

დაარქივებულ დოკუმენტებზე წვდომა შესაძლებელია დირექტორის ნებართვით, შესაბამისი წერილობითი საფუძვლის არსებობისას.

შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ მატერიალური ფორმით არსებული დოკუმენტები ნადგურდება, რის შესახებაც დგება შესაბამისი აქტი.